Microsoft 365 Backup krijgt met Full Workload Backup een previewfunctie die geschikte SharePoint-sites, OneDrive-accounts en Exchange-mailboxen automatisch in een brede back-upscope kan opnemen. Dat gebeurt niet vanzelf voor de hele tenant: een beheerder moet de functie afzonderlijk inschakelen voor SharePoint, OneDrive en Exchange. Daarna ontstaat per gekozen workload een Full Workload Backup-policy.
Voor organisaties die nu losse lijsten met sites, accounts en mailboxen onderhouden, kan dit een belangrijke vereenvoudiging zijn. De functie is echter geen reden om bestaande maatwerkpolicies zonder beoordeling te vervangen. Welke gegevens worden beschermd, welke uitzonderingen gelden en welke hersteltermijn hoort bij de policy blijven beheerkeuzes.
Wat Full Workload Backup wel en niet doet
Full Workload Backup beschermt automatisch alle geschikte protection units binnen één geselecteerde workload die nog niet in een andere custom backup-policy staan, niet op de uitsluitingslijst staan en niet permanent uit Microsoft 365 Backup worden verwijderd. De mogelijke protection units zijn SharePoint-sites, OneDrive-accounts en Exchange-mailboxen.
Microsoft laat de functie afzonderlijk inschakelen voor ieder van die drie workloads. Een keuze voor SharePoint beschermt dus niet automatisch OneDrive of Exchange. Andersom betekent het woord “full” niet dat elk denkbaar object per definitie mee kan: Microsoft past de functie toe op de objecten die voor Microsoft 365 Backup geschikt zijn.
| Situatie | Gedrag van Full Workload Backup | Wat u moet controleren |
|---|---|---|
| Geschikte site, OneDrive-account of mailbox zonder andere policy | Wordt opgenomen wanneer Full Workload Backup voor die workload is ingeschakeld. | Controleer of de gekozen recovery window en scope voor dit object passend zijn. |
| Object staat al in een custom policy, ook als die gepauzeerd is | De custom policy heeft voorrang; het object valt niet onder de Full Workload Backup-policy. | Leg vast welke policy eigenaar is van het object en waarom. |
| Object wordt vanuit Full Workload Backup aan een custom policy toegevoegd | Microsoft verplaatst het automatisch naar de custom policy, zonder onderbreking in de dekking van recovery points. | Controleer de nieuwe policy, de hersteltermijn en eventuele doelbewuste afwijkingen. |
| Object staat op de uitsluitingslijst | Er worden geen nieuwe backups door Full Workload Backup voor dat object gemaakt. | Bevestig dat de uitsluiting bewust is en dat er geen andere beschermingsverplichting geldt. |
Een SharePoint-site, Exchange-mailbox of OneDrive-account kan volgens Microsoft slechts deel uitmaken van één backup-policy tegelijk. Dat maakt de policy-eigendom belangrijk: gebruik Full Workload Backup voor brede, gelijksoortige bescherming en houd een custom policy voor objecten waarvoor u bewust een andere scope of recovery window beheert.
Nieuwe objecten worden niet op het moment van creatie toegevoegd
Microsoft 365 Backup controleert elke 24 uur of er nieuwe geschikte SharePoint-sites, OneDrive-accounts of Exchange-mailboxen zijn. Dat is precies de winst van deze functie: nieuw aangemaakte objecten hoeven niet handmatig aan een brede policy te worden toegevoegd. Tegelijkertijd is het geen belofte van directe dekking op het moment dat een object wordt gemaakt.
Neem die dagelijkse evaluatie mee in procedures voor een nieuw project, een nieuwe medewerker of een nieuwe mailbox. Als directe bescherming met afwijkende voorwaarden nodig is, beoordeel dan vooraf of een custom policy de juiste route is. Wacht na activering bovendien niet op een veronderstelde status, maar controleer in Microsoft 365 Backup welke policy het object daadwerkelijk beheert.
Custom policies behouden voorrang
De voorrangsregel voorkomt dat een brede policy een bestaande, gerichte policy overschrijft. Een object dat al in een actieve of gepauzeerde custom policy zit, wordt niet ook nog door Full Workload Backup beschermd. Verplaatst u een object juist van Full Workload Backup naar een custom policy, dan meldt Microsoft dat de overgang zonder gat in de recovery-pointdekking plaatsvindt.
- Gebruik Full Workload Backup wanneer een workload breed en volgens één standaard beschermd moet worden.
- Gebruik een custom policy wanneer u de scope of recovery window bewust anders wilt beheren voor een specifieke groep objecten.
- Gebruik een uitsluitingslijst wanneer een object niet automatisch in de brede policy mag terugkomen.
- Vermijd dubbele administratie. Maak per object duidelijk welke policy leidend is; een object kan niet in twee policies tegelijk staan.
Uitsluiten is een gerichte beheerskeuze
Voor elke Full Workload Backup-policy kunt u een uitsluitingslijst beheren. Microsoft ondersteunt maximaal 10.000 protection units in één uitsluitingsactie. Een uitgesloten site, account of mailbox kan nog steeds via een custom policy worden beschermd; de uitsluiting blokkeert alleen de automatische opname door de Full Workload Backup-policy.
Wanneer u een object uit Full Workload Backup verwijdert, zet Microsoft het object op de uitsluitingslijst. Daardoor wordt het niet bij een volgende run automatisch opnieuw beschermd. Er worden dan geen nieuwe backups voor dat object gemaakt, terwijl bestaande backups beschikbaar blijven voor herstel volgens de geldende retentie. Als u een object van de uitsluitingslijst verwijdert, komt het weer binnen de automatische scope van de Full Workload Backup-policy.
Bepaal de recovery window vóór u breed inschakelt
De recovery window bepaalt hoe lang Microsoft 365 Backup recovery points bewaart voor de objecten in een policy. Microsoft biedt 3 maanden, 6 maanden, 1 jaar en 2 jaar. Bestaande policies en artifacts hebben volgens de documentatie standaard een recovery window van één jaar. De backupfrequentie zelf is op dit moment niet instelbaar.
Een kortere recovery window is een destructieve wijziging, omdat recovery points buiten de nieuwe termijn worden verwijderd. Microsoft bouwt daarom een respijtperiode van 30 dagen in voordat die verwijdering ingaat. Diezelfde bescherming geldt wanneer een artifact wordt verplaatst naar een policy met een kortere recovery window. Gebruik die periode om de wijziging te beoordelen; zie haar niet als vervanging voor een voorafgaand besluit over de gewenste hersteltermijn.
Wanneer een object uit een policy wordt verwijderd, behoudt het de laatst geldende recovery window en verschijnt het in Removed items tot die termijn afloopt. Voor Full Workload Backup betekent uitsluiten dus niet dat reeds bestaande recovery points onmiddellijk verdwijnen, maar wel dat er geen nieuwe worden gemaakt.
Controleer de Exchange-grenzen apart
Bij Exchange ondersteunt Microsoft 365 Backup gebruikersmailboxen en gedeelde mailboxen. Ruimte- en groepsmailboxen worden volgens de documentatie niet ondersteund. Ook hybride Exchange-implementaties vallen niet onder Microsoft 365 Backup: alleen mailboxen die volledig in Exchange Online worden gehost, kunnen worden beschermd.
Maak daarom vóór een brede Exchange-policy een inventarisatie van mailboxsoort en hostinglocatie. Een policy met “alle mailboxen” is alleen volledig binnen de set mailboxen die Microsoft als geschikt ondersteunt. Neem niet aan dat een uitsluitingslijst of een brede policy een niet-ondersteund recipienttype alsnog beschermt.
Stapsgewijs invoeren zonder verrassingen
- Inventariseer bestaande policies. Leg per SharePoint-site, OneDrive-account en Exchange-mailbox vast of er al een custom policy bestaat en welke recovery window die policy heeft.
- Kies één workload als pilot. Activeer Full Workload Backup niet tegelijk voor alle workloads als de huidige policy-eigendom en uitzonderingen nog niet duidelijk zijn.
- Maak de uitsluitingslijst vooraf. Verzamel de objecten die niet automatisch mogen worden opgenomen en bewaar de zakelijke reden voor iedere uitsluiting.
- Controleer de recovery window. Beoordeel of de termijn past bij de afgesproken hersteldoelen voordat de brede policy wordt aangemaakt.
- Schakel expliciet in. Ga in het Microsoft 365-beheercentrum naar Settings > Microsoft 365 Backup, kies de betreffende workload en volg de optie om alle sites, accounts of mailboxen te beschermen. Bevestig daarna de policy-instellingen.
- Valideer de policy-eigendom. Controleer na de configuratie welke objecten door de Full Workload Backup-policy worden beschermd, welke in een custom policy blijven en welke uitgesloten zijn. Herhaal die controle voor nieuw aangemaakte objecten na de dagelijkse evaluatie.
Full Workload Backup is in preview. Behandel de introductie daarom als een gecontroleerde beleidswijziging: begin klein, leg de gekozen scope en hersteltermijn vast, en toets de uitkomst met de teams die verantwoordelijk zijn voor SharePoint, OneDrive, Exchange en back-upbeheer. Zo vermindert de functie handmatige selectie zonder dat onduidelijk wordt wat precies beschermd is.
Officiële documentatie
- Microsoft 365 Message Center: MC1387526 (aanmelding als bevoegde beheerder vereist)
- Microsoft Learn: What’s new in Microsoft 365 Backup
- Microsoft Learn: backup-policies maken, bekijken en wijzigen